درس چهل و دو Word
در لیست باز شده در صورتی که از قبل لیست گیرندگان را ایجاد کرده اید. گزینه ی Use Existing List را انتخاب کنید(شکل 9-44).
در کادر محاوره ای Select Data Source(شکل 9-45) فایلی که لیست گیرندگان نامه را در بر دارد( بعنوان مثال یک فایل Excel) انتخاب نمائید(با فرض این که قبلا این فایل را ایجاد کرده اید).
روی دکمه Open کلیک کنید تا کادر محاوره ای Select Table باز شود(شکل 9-46).
در کادر محاوره ای Select Table، برگه (Sheet)هایی که لیست گیرندگان نامه در آن ها قرار دارد را انتخاب نمائید.
روی دکمه ی Ok کلیک کنید. به این ترتیب نامه های ادغامی شما آماده برای چاپ می شوند.
شناسایی اصول اضافه کردن Field
تا اینجا آموختید که چگونه هر صفحه را شماره گذاری کنید. همچنین طریقه ایجاد جلد سند و فهرست مطالب مندرجات را آموختید. در تمام این موارد زمانی که در سند تغییری اعمال می کردید. این تغییرات روی شماره صفحه، جلد سندو فهرست مطالب بطور اتوماتیک انجام می شد. در این فصل قرار است سایر مشخصات سند مانند فیلد عنوان نویسنده و فیلد عنوان سند را نیز به صورت اتوماتیک در مکان های دلخواه از سند درج کنید.
درج فیلد (Field)
در هر مکانی از سند می توانید اطلاعاتی مانند تاریخ ایجاد سند، عنوان سند و نام نویسنده را درج کنید تا خواننده آن ها را مشاهده کند.
این اطلاعات به صورت خودکار به روز می شوند. به این اطلاعات فیلد می گویند.
مراحل درج کردن یک فیلد در سند به صورت زیر است:
مکان نما را در محلی که می خواهید فیلد مورد نظر در آنجا درج شود، قرار دهید.
زبانه ی Insert را انتخاب کنید و از گروهText روی Quick Partsکلیک کنید.(شکل 9-47).
روی گزینه ی Field کلیک کنید.
یک طرح از لیست طرح های موجود در Category انتخاب کنید(شکل 9-48).
روی فیلد های دلخواه خود کلیک کرده و از قسمت Field Properties یکی از قالب بندهای آن فیلد را انتخاب کنید.
روی دکمه Okکلیک کنید.
نکته: برای مشاهده کردن که فیلد درج شده در شکل (9-48) روی دکمه ی Field Codes کلیک کنید تا در سمت راست کادر محاوره ای Field کد فیلد درج شده را نمایش دهد(شکل 9-49).
ویرایش و اصلاح فیلد درج شده
برای ویرایش فیلد درج شده مراحل زیر را طی کنید:
فیلد درج شده را انتخاب کرده و کلیک راست کنید
از منوی میانبر گزینه یEdit Field را انتخاب کنید(شکل 9-18).
خصوصیات آن فیلد را از قسمت Field Properties و Field Option تغییر دهید(شکل 9-49) که در بالا مشاهده کردید.
به روز کردن فیلدها
به محض اینکه سند را باز می کنید، Word بطور خودکار تمام فیلد ها را به روز می کند. پس مطمئی باشید که این اطلاعات، همیشه به روز هستند ولی گاهی اوقات لازم است که بعضی از فیلدها به صورت خودکار به روز نشوند. مثلا فیلد تاریخ ایجاد سند را در سر صفحه درج کرده اید و نمی خواهید که این فیلد هر بار که سند را باز می کنید، به روز شود. برای این کار لازم است که فیلد خود را قفل کنید( جدول 9-6) کلیدهای میانبر قفل فیلدها را شرح می دهد.
