درس چهارده Excel

کادر Protect Sheet برای تعریف رمز باز می شود( شکل 3-25). در این کادر، علاوه بر تعریف رمز، می توانید عملیاتی که کلیه کاربران حتی بدون داشتن این رمز قادر به انجام آن خواهد بود را تعیین کنید برای این منظور، از گزینه های انتخابی بخشAllow all uses استفاده می شود.

به عنوان مثال، در ( شکل 3-25) دو گزینه Select locked cells و Select unlocked cell انتخاب شده است. به این معنی که کلیه کاربران بدون وارد کردن رمز می توانند سلول های قفل شده و قفل نشده را انتخاب کنند.
پس از وارد کردن رمز مورد نظر و تایید آن توسط دکمه Ok، کادر Confirm Password‌ باز می شود( شکل 3-26).

مجددا رمز را وارد کرده و روی دکمه Ok کلیک کنید.
هر کاربری که این Workbook را باز کند، می تواند اطلاعات آن را مشاهده کرده و سلول های آن را انتخاب کند. اما هنگام اعمال هر نوع تغییر ، پیغام هشدار ( شکل 3-27) ظاهر می شود.

کاربری که رمز عبور را می داند، می تواند Sheet را از حالت محافظت خارج کرده و تغییرات مورد نظر خود را روی داده ها اعمال کند.
برای از محافظت خارج کردن (Unprotect) یک Sheet، مراحل زیر را طی کنید:
روی تب Sheet‌مورد نظر، کلیک راست کنید.
از منوی باز شده، گزینه Unprotect Sheet را انتخاب کنید( شکل 3-28).

کادر Unprotect Sheet باز می شود( شکل 3-29). رمز را در این کادر وارد کنید تا Sheet از حالت محافظت خارج شود. پس از آن می توانید تغییرات دلخواه را روی داده های Sheet اعمال کنید.

ـ شناسایی اصول کار با مرجع داده خارجی

برنامه Excel‌ قادر است داده هایی را از منابع گوناگون مانند بانک اطلاعاتی Access، صفحات Web، فایل های متنی و ... در Sheet فعال وارد کند. برای این منظور از دکمه های گروه Get External Data‌ در تب Data استفاده می شود. مراحل انجام این عملیات را با یک مثال دنبال می کنیم.
در این مثال قصد داریم اطلاعات موجود در یک فایل متنی را که در حافظه کامپیوتر ذخیره شده است، در Sheet جاری وارد کنیم:
در تب Data‌، روی دکمه From Text کلیک می کنیم( شکل 3-30)

کادر Import Text File برای تعیین و وارد کردن فایل باز می شود( شکل 3-31). در این کادر محل و نام فایل متنی را تعیین کرده و روی دکمه Import ‌ کلیک می کنیم.

وارد کردن فایل متنی در سه مرحله انجام می شود. در این سه مرحله که توسط کادر های محاوره ای دنبال می شود، می توان تنظیماتی را انجام داد. پس از فشردن دکمه Import، کادر Text Import Wizard Step 1 of 3 باز می شود( شکل 3-32).

پس از کنترل داده ها در این کادر، با کلیک روی دکمه Next، وارد مرحله دوم می شویم( شکل 3-33).

در این مرحله، کاراکتر جدا کننده ستونرا تعیین می کنیم. در فایل متنی انتخاب شده، یک ستون بندی ساده توسط کلید Tab‌ انجام شده است. به همین دلیل در این کادر، انتخاب Tab را با کلیک روی دکمه Next، تایید می کنیم تا مرحله سوم به نمایش در آید( شکل 3-34).

در مرحله سوم، می توانیم هر ستون را انتخاب کرده و نوع داده ای آن مشخص کنیم و در پایان روی دکمه Finish کلیک می کنیم.

کادر Import Data باز می شود( شکل 3-35). در بخش Existing worksheet، آدرس سلولی که قرار است اولین داده را در خود جای دهد، نشان داده می شود و در صورت تمایل می توان آن را تغییر داد.

( شکل 3-36) نمونه ای از وارد کردن داده های این مثال را نشان می دهد.