درس دهم Access

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

کلید اصلی و نحوه ی ایجاد آن

هر جدول باید دارای یک فیلد یا ترکیبی از فیلدها باشد که در هر رکورد مقدار یکتا و منحصر به فردی داشته باشند. این مقدار یکتا معمولا یک شماره شناسایی یا شناسه است مثل کد پرسنلی ، شماره ی کتاب ، کد ملی یا شماره سریال . البته فیلدی که به عنوان کلید اصلی در نظر گرفته می شود الزاما از نوع عددی نیست. در بانک اطلاعاتی این مقدار یکتا در جدول، کلید اصلی نامیده می شود. Access از این فیلد (یا فیلدها) برای ایجاد ارتباط بین جداول استفاده می کند. اگر در جدول فیلدی دارید که در رکوردهای متفاوت مقدار متفاوت دارد. مثل شماره کتاب یا کد پرسنلی ، می توانید این فیلد را به عنوان کلید اصلی معرفی کنید. گاهی اوقات در جداول یک فیلد که مقدار یکتایی را در هر رکورد داشته باشد وجود ندارد در این صورت باید از ترکیب چند فیلد که به همراه هم مقدار یکتایی را در هر رکورد ایجاد می کنند، برای تعیین کلید اصلی استفاده کرد. در کلید اصلی نمی توان مقدار تکراری وارد کرد، بنابراین فیلدهایی که مقادیر تکراری دارند مثل نام کارمند یا نام کالا، نمی توانند کلید اصلی باشند. همچنین فیلد کلید اصلی همیشه باید مقدار داشته باشد، به این معنی که نمی توان آن را خالی رها کرد. مشاهده کردید که هنگام ذخیره ی جدول Access سوال مبنی بر در نظر گرفتن فیلدی به عنوان کلید مطرح می کند و در صورت پاسخ منفی ، برای جدول فیلد کلیدی در نظر گرفته نمی شود. اگر در هنگام طراحی ساختار جدول بخواهید فیلدی را به صورت کلید معرفی کنید. بعد از انتخاب فیلد یا فیلدها ، کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Primary Key را انتخاب کنید (شکل 3-19) یا روی دکمه (Primary Key) واقع در گروه Tools از زبانه Design کلیک کنید. (شکل 3-20)

درس نهم Access

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

همچنین سایر مشخصات فیلد Average را طبق (جدول 3-7) تنظیم کنید.

سپس مراحل زیر را دنبال کنید:

بانک اطلاعاتی Student را باز کنید.

از زبانه ی Create در گروه Tables ، دکمه (Table Design) را انتخاب کنید.

با توجه به (جدول 3-6) مشخصات فیلدها شامل نام فیلد و نوع داده را مشخص کنید. نام فیلد را در ستون Field Name وارد کرده و با فشردن کلید Tab و Enter ستون Data Type شوید و از لیست باز شونده نوع داده ای مورد نظر را انتخاب کنید .(شکل 3-12) همچنین عنوان فیلد (Caption) و سایز فیلد (Field Size) فیلدها را نیز از (جدول 3-6) استخراج کنید و در پانل Field Properties تنظیم نمایید.

 

درس هشتم Access

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

تمرین: یک بانک اطلاعاتی به نام Lib. accdb در مسیر C:/ db ایجاد کرده و اطلاعات جدول مشخصات کتاب ( جدول 3-2) را در آن وارد کنید. سپس جدول را با نام TblLlb1 ذخیره کنید.

 

درس هفتم Access

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

ایجاد و کار با جداول بانک اطلاعاتی
مشاهده کردید که با ایجاد بانک اطلاعاتی ، یک جدول نیز در نمای Datasheet ایجاد می شود (شکل 3-5). با وارد شدن مقدار ستون های این جدول ، Access با توجه به مقادیر وارد شده (عدد، متن و...) نوع داده ای ستون های جدول ( فیلدها) را تعیین می کند. مراحل زیر نحوه ی ایجاد ستون ها در جدول و ذخیره آن را نشان می دهد.

مکان نما را در ستون Add New Field قرار داده ، مقداری را وارد کنید و برای تایید آن کلید Enter یا Tab را بفشارید به این ترتیب نام فیلد به 1Field تغییر خواهد کرد و ستون جدیدی با عنوان Add New Field اضافه خواهد شد.

برای ستون جدید نیز مقدار دلخواهی وارد کنید و کلید Enter را بفشارید تا 2 Field به عنوان نام فیلد ثبت و ستون دیگری ایجاد شود.

مراحل 1و2 را به تعداد ستون های مورد نیاز تکرار کنید.

برای رفتن به سطر بعد ، بدون وارد کردن مقدار در ستون جدید، کلید Enter را بفشارید.

مکان نما در ستون اول سطر جدید قرار می گیرد، روی ستون اول (ID) کلید Enter را بفشارید تا عدد بعدی برای ستون ID به طور اتوماتیک درج شده و مکان نما به ستون دوم منتقل شود.

مراحل 1 تا 4 را به تعداد سطرهای مورد نیاز تکرار کنید.(شکل 3-6)

 

درس ششم Access

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

استفاده از صفحه کلید در نمای Datasheet
در نمای Datasheet می توان برای سهولت و دسترسی سریع به مقادیر فیلدها، تعدادی از کلیدهای صفحه کلید را به کار برد. همچنین با کمک صفحه کلید می توان به رکوردهای قبلی و بعدی دسترسی پیدا کرد. (جدول 2-3) این کلیدها و عملکردشان را معرفی می کند.

 

درس پنجم Access

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

باز کردن جداول بانک اطلاعاتی
برای نمایش تمامی اجزاء بانک اطلاعاتی در طبقه بندی مجزا ، روی نوار عنوان کادر عنوان pane Navigation کلیک کنید تا منویی مشابه ( شکل 2-7) باز شود سپس مراحل زیر را دنبال کنید:
در بخش Navigate to Category ، گزینه ی Object Type انتخاب نمائید.
در بخش Fitter by Group گزینه ی All Access Objects را انتخاب نمائید.

درس چهارم Access

 

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

اجرای برنامه Microsoft Access 2007
اگر بسته ی نرم افزار Office 2007 در سیستم کامپیوتر شما نصب شده باشد، برای اجرای برنامه 2007 Access روی دکمه ی Start و سپس All programs کلیک کرده، از گروه Microsoft office ، Microsoft access 2007 را انتخاب نمایید. ( شکل 2-1)

در ادامه ، پنجره برنامه Access باز شده و صفحه شروع به کار Access مطابق (شکل2-2) نمایش داده می شود.
 

درس سوم Access

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

نوع داده ای Number
این نوع داده ای ، خود شامل انواع مختلفی است که در (جدول 1-4) لیست شده است.

 

درس دوم Access

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

موجودیت (Entity)
هر موضوع یا مفهومی که می خواهیم اطلاعاتی را درباره آن نگهداری کنیم، یک موجودیت نامیده می شود.
برای مثال در بانک اطلاعاتی یک مدرسه موجودیت هایی مثل دانش آموز، دبیر، درس و .... وجود دارد که در بانک اطلاعاتی یک مدرسه برای هر کدام داده هایی ذخیره می شود.
 

درس اول Access

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

توانایی شناخت یک بانک اطلاعاتی

مقدمه
آیا تا به حال با این نیاز روبه رو شده اید که بخواهید مجموعه ای از اطلاعات را به صورت سازماندهی شده و منظم در کامپیوتر شخصی خود نگهداری کرده و در زمان ومقتضی از آن ها استفاده کنید؟ به نظر شما بهترین نرم افزار برای انجام این کار کدام است؟
شاید پاسخ شما نرم افزارهای ماکروسافت Excel و Word باشد. پاسخ شما درست است. با کمک این نرم افزارها میتوانید لیستی از اطلاعات خود را ذخیره کنید، ولی گاهی با اطلاعاتی سر و کار داریم که روز به روز به حجم آن ها اضافه می شود و لیست اطلاعات ما بزرگ و بزرگتر خواهد شد. درچنین شرایطی جستجو در این لیست ها و یافتن اطلاعات مورد نظر بسیار مشکل و وقت گیر خواهد بود.
از طرفی به دلیل زیاد شدن حجم اطلاعات، ناخواسته ممکن است اطلاعات تکراری به لیست اضافه شود. این مشکلات را چگونه می توان حل کرد؟
بانک های اطلاعاتی که به وسیله نرم افزارهای سیستم مدیریت پایگاه داده یا DBMS ایجاد می شوند. راه حل خوبی برای این مشکلات هستند.Microsoft Access 2007 یکی از این نرم افزارهاست.
حال بانک های اطلاعاتی دارای چه ساختاری هستند که باعث سازماندهی اطلاعات می شوند؟ چه عملیلتی روی اطلاعاتی میتوان انجام داد؟

آشنایی با بانک اطلاعاتی

بانک اطلاعاتی چیست؟
بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از داده ها و اطلاعات مرتبط به یک موضوع است به طوریکه به آسانی می توان این داده ها را بازیابی و ویرایش نمود.
نرم افزارهای سیستم مدیریت پایگاه داده ، همچون Access ابزاری برای تولید بانک های اطلاعاتی و مدیریت آنها هستند. این نرم افزارها امکاناتی را فراهم می کنند تا بتوان انواع متفاوت داده ها را ذخیره سازی ، ویرایش و بازیابی نمود. بازیابی اطلاعات شامل استخراج اطلاعات مفید از داده های بانک اطلاعاتی در قالب های مختلف مثل فرم، گزارش و غیره است.
Access به عنوان یکی از این نرم افزارها، اطلاعات را به صورت جداولی شامل سطرها و ستون ها مانند آن چه در کاربرگ های Excel دیده اید.، سازمان دهی می کند.
بسته به موضوعی که بانک اطلاعاتی برای آن طراحی می شود، ممکن است بانک اطلاعاتی شامل یک یا چند جدول باشد. برای مثال شما برای نگهداری اطلاعات تماس دوستان خود فقط نیاز به یک جدول در بانک اطلاعاتی دارید که در آن نام، نام خانوادگی ، آدرس و شماره تلفن دوستانتان را نگهداری کنید ولی آگر همین اطلاعات به عنوان مشخصات دانش آموزان در بانک اطلاعاتی یک مدرسه، ذخیره شود، نیاز به داشتن جداول دیگری نظیر جدول اطلاعات نمرات هر دانش آموز و جدول ثبت مشخصات دروس اخذ شده نیز می باشد.

آیا می دانید که...
نرم افزارهای Oracle و Sqlserver نیز از نرم افزارهای سیستمهای مدیریت پایگاه داده محسوب می شوند.

عملیات روی بانک اطلاعاتی
با کمک Microsoft Access 2007 می توان عملیات زیر را روی داده های موجود در بانک اطلاعاتی انجام داد:

اضافه کردن داده ی جدید به بانک اطلاعاتی
مثل اضافه کردن مشخصات یک دانش آموز جدید به جدول مشخصات دانش آموزان

ویرایش داده های موجود در بانک اطلاعاتی
مثل تغییر یک شماره تلفن در جدول مشخصات دانش آموزان

حذف اطلاعات
مثل حذف اطلاعات دانش آموزی که مدرسه خود را عوض کرده یا دانش آموزی که ترک تحصیل کرده است.

سازماندهی و نمایش داده ها به روش های متفاوت
مثل استفاده از فرمها ، نمودارها و ... برای نمایش تمام یا بخشی از اطلاعات

به اشتراک گذاشتن داده ها با دیگران ، از طریق گزارش ، پیغام های ایمیل، اینترانت یا اینترنت
مثل مواقعی که یک سازمان نیاز به ارسال اطلاعات به زیر مجموعه های خود در سایر شهرستان ها دارد این کار می تواند از طریق ارسال ایمیل یا چاپ گزارش و ارسال آن انجام شود.