درس چهل و یک
نامه فرم باید طوری تنظیم شود که محتویات آن در تمام نامه ها یکسان باشد .
برای ایجاد نامه ادغام شده می توانید به دو صورت زیر عمل کنید:
از قبل دو فایل نامه فرم در محیط Word و منبع داده در محیط Word با رسم جدول در محیط Excel در دفتر چه آدرس Qutlook 2007 ایجاد نمایید و در مراحل ایجاد نامه ادغامی از آن ها استفاده کنید.
در حین انجام مراحل ادغام پستی فایل های نامه فرم و منبع داده ها را نیز ایجاد کنید.
دو روش برای ایجاد نامه ادغام شده وجود دارد :
روش گام به گام
استفاده از زبانه Mailing
ایجاد نامه ادغامی به روش گام به گام (Step By Step)
یک فایل جدید باز کنید و محتویات نامه فرم را تایپ کنید(متن مشترک).
در زبانه Mailing گروه Start Mail Merge روی مثلث رو به پایین Start Mail Merge کلیک کنید. در لیست باز شده علاوه بر گزینه ادغام نامه گزینه هایی برای پاکت نامه های ادغامی , برچسبهای ادغامی و غیره ارائه شده است (شکل 9-34). جدول 9-2 گزینه های این منو را شرح می دهند.
روی گزینه ی Step By Step Mail Merge Wizard کلیک کنید.
ساخت نامه های ادغام شده در 6 مرحله انجام می شود که در ادامه می بینید.
مرحله اول : در این مرحله تعیین میکنید که چه نوع سندی قرار است ایجاد شود. برای ایجاد نامه ادغامی گزینه Letters را انتخاب کنید و سپس روی Next کلیک کنید(شکل9-35).
مرحله دوم : در این مرحله باید نامه فرم را انتخاب کنید(شکل 9-36). این انتخاب را می توانید بر اساس توضیحات جدول 9-3 انجام دهید.
پس از انتخاب یکی از گزینه های جدول که محل نامه فرم را مشخص می کند روی دکمه Next کلیک کنید.
مرحله سوم : در این مرحله قرار است منبع دادها انتخاب شود (شکل 9-37) این انتخاب را می توانید بر اساس جدول 9-4 انجام دهید.
پس از انتخاب گزینه ی Use an existing list روی دکمه Browse کلیک کنید و فایل مورد نظر را انتخاب کنید(شکل 9-37) سپس روی دکمه Next کلیک کنید.
در کادر محاوره ای Mail Merge لیست کامل گیرندگان را مشاهده می کنید.دریافت کنندگان نامه را فعال کنید.عملیاتی که در این کادر محاوره ای می توانید انجام دهید (شکل 9-38) در جدول 9-5 شرح داده شده است .
پس از تعیین نهایی لیست گیرندگان روی دکمه ok کلیک کنید سپس روی دکمه Next کلیک کنید.
مرحله چهارم : در این مرحله اگر از قبل نامه فرم خود را ایجاد نکرده باشید یا نامه تکمیل نشده باشد می توانید آن را تکمیل کنید(شکل 9-39)
اگر در این مرحله روی More Items کلیک کنید کادر محاورهای Insert Merge Fields باز می شود(شکل 9-40)
حال در شکل 9-40 فیلد هایی که می خواهید با هم ادغام شود را انتخاب کنید .
مرحله پنجم : در این مرحله یکی از نامه ها را روی صفحه می بینید و با کلیک روی دکمه ی فلش به سمت چپ و راست می توانید بقیه نامه های ادغام شده را به ترتیب مشاهده کنید (شکل 9-41). برای اجرای مرحله بعدی روی Next کلیک کنید.
مرحله ششم : در این مرحله که مرحله پایانی است می توانید با کلیک روی Print نامه ها را چاپ کنید یا با کلیک روی Edit individual letters تک تک نامه ها را ویرایش نمایید (شکل 9-42) دکمه Previousd برای رفتن به مرحله قبلی می باشد.
