درس بیست و هفت Excel
تعریف شرایط مجاز
برای تعریف شرایط مجاز ، از تب Settings استفاده می شود. گزینه Allow در این قسمت ، لیستی از شرایط مختلف ارائه می دهد که در ( جدول 6-2) شرح داده شده اند.
پس از انتخاب گزینه مناسب از لیست Allow ، دامنه مجاز را با استفاده از عملکردهای مقایسه ای لیست Data ، تعیین کنید ( جدول 6-3).
مثال : فرض کنید قصد داریم لیستی از نمرات دانش آموزان را در یکی از دروس ثبت کنیم. این درس دارای دو آزمون کتبی و عملی است. دانش آموزان می توانند از هر آزمون حداکثر نمره 10 را کسب کنند. برای جلوگیری از ورود اشتباه داده ها در دو ستون نمره کتبی و عملی ، از Data Validation استفاده می کنیم:
سلول هایی که قصد داریم نمرات کتبی و عملی کلیه دانش آموزان در آنها واردشود را انتخاب می کنیم.
در تب Settings کادر Data Validation ، منوی Allow را باز کرده و گزینه Whole Number را انتخاب می کنیم. منوی Data فعال می شود.
از گزینه های منوی Data ، گزینه Less than or equal to را انتخاب می کنیم. مادر Maximum فعال می شود.
در کادر Maximum ، مقدار 10 را وارد می کنیم. به این معنی که مقادیر سلول های انتخاب شده می توانند کوچکتر یا مساو با 10 باشند.
تعریف پیغام ورودی
پس از تعریف شرایط مجاز ، می توانید یک پیغام تعریف کنید که در حین ورود داده ها، شرایط مجاز را به کاربر یاد آوری کند. برای این منظور از تب Input Message در کادر Data Validation استفاده می شود( شکل 6-25). در قسمت Title، عنوان پیغام و در قسمت Input Message ، متن پیغام را وارد کنید.
تعریف پیغام خطا
با تعریف محدوده مجاز داده ها ، در صورت ورود داده اشتباه، این خطا توسط Excel به کاربر اعلام خواهد شد. می توانید این پیغام خطا را مطابق میل خود تعیین کنید. برای این منظور ، در کادر Data Validation، از کادر Error Alert استفاده می شود (شکل 6-26). در قسمت Title ، عنوان پیغام و در قسمت Error Message ، متن پیغام را وارد کنید.
بیشتر بدانیم...
در صورتی که در یک لیست از Filter استفاده کنیم، آیا لیست به همان شکلی که فیلتر شده است چاپ می شود؟
پاسخ مثبت است. برای اطمینان خاطر ار این موضوع ، می توانید پس از اعمال Filter، پیش نمایش چاپ لیست را توسط گزینه Print Preview مشاهده کنید. این گزینه در منوی Office و تحت گزینهPrint قرار دارد که استفاده از آن در فصل 7 شرح داده شده است.
در کادر Data Validation ، منوی Allow، گزینه List چه کاربردی دارد؟
از این گزینه هنگامی استفاده می کنیم که داده های ورودی الزاما باید از اقلام مشخصی انتخاب شود. مثلا در لیست نام هنرستان، ستون" جنسیت" حتما باید دارای یکی از دو مقدار " دخترانه" و " پسرانه" باشد. با استفاده از گزینه List، در سلول های ستون " جنسیت" یک منو شامل دو گزینه ایجاد می کنیم که هنگام ورود داده ها، تنها یکی از این دو قابل انتخاب است: " دخترانه" و " پسرانه" برای انجام این تنظیم، مراحل زیر را طی می کنیم:
ابتدا سلول هایی که به این تنظیم نیاز دارند را انتخاب می کنیم.
پس از باز کردن کادر Data Validation گزینه List را از منوی Allow انتخاب می کنیم.
کادر متنی Source فعال می شود. دو عبارت " دخترانه" و " پسرانه" را مانند ( شکل 6-27) در آن وارد می کنیم. دقت کنید که این کلمات فارسی هستند اما علامت ؛ که به عنوان جدا کننده گزینه ها به کار می رود. از کاراکتر های انگلیسی است( قبل از وارد کردن آن باید صفحه کلید را انگلیسی کنید).
پس از وارد کردن داده ها و تایید توسط دکمه Ok ، برای هر سلول انتخاب شده، منویی مانند آنچه که در ( شکل 6-28) دیده می شود، باز خواهد شد که به راحتی می توانید داده مورد نظر را از آن انتخاب کنید.
