درس بیست و پنج Excel

از منوی Choose Commands From، گزینه Commands Not in The Ribbon را انتخاب کنید(شکل 6-5). دستوراتی که دررRibbon نیستند، لیست نمایش داده می شوند.

از این لیست، گزینه Form را انتخاب کرده و روی دکمه Add کلیک کنید(شکل 6-6).

روی دکمه Ok کلیک کنید. مشاهده می شود که دکمه Form به دکمه های نوار Quick Access اضافه شده است(شکل 6-7).

اکنون یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و روی دکمه Form کلیک می کنیم. فرم ورود اطلاعات مانند (شکل 6-8) باز می شود. عنوان این کادر ، نام Sheet است(هنرستان).

همانطور که مشاهده می کنید، فرم ورود اطلاعات به ازای هر فیلد ، دارای یک کادر متنی یا عددی است که به راحتی می توان اطلاعات رکورد را در آن وارد کرد. امکانات فرم در(جدول 6-1) شرح داده است.

_ شناسایی اصول مرتب کردن سطرها و ستون های لیست
در برنامه Excel می توانیم داده های لیست را بر حسب هر یک از فیلدها (ستون ها) مرتب کنیم. بخشی از لیست( شکل 6-1) را بعنوان مثال در نظر بگیرید:

برای مرتب کردن این لیست براساس ستون" نام هنرستان"، مراحل زیر را طی می کنیم:

یکی از سلو های ستون" نام هنرستان " را انتخاب می کنیم.

در تب Data، گروه Sort & Filter ، روی دکمه Sort A to Z کلیک می کنیم(شکل 6-9).

از آنجا که Excel به خوبی ساختار لیست را تشخیص می دهد. رکوردهای آن را بر اساس ستون " نام هنرستان" از " الف" تا "ی" مرتب می کند و نتیجه آن لیست زیر خواهد بود.

اکنون فرض کنید لیست فوق را به شکلی نیاز داریم که ابتدا مدارس دولتی ، سپس مدارس شاهد و غیر انتفاعی را به صورت مرتب شده نشان دهد. به این ترتیب لازم است لیست را براساس دو ستون مرتب کنیم: ابتدا براساس ستون " نوع" و سپس براساس ستون" نام هنرستان". مراحل انجام کار به ترتیب زیر است:
یکی از سلول های لیست را انتخاب می کنیم.
در تب Data، گروه Sort& Filter ، روی دکمه Sort کلیک می کنیم(شکل 6-10). کادر Sort باز می شود (شکل 6-11).

در بخش sort by ، منوی Column را باز کرده و ستون مبنای مرتب سازی را تعیین می کنیم. در این منو به دلیل تشخیص لیست توسط Excel ، عناوین ستون ها دیده می شود. گزینه " نوع" را از منوی باز شده انتخاب می کنیم(شکل 6-12).

برای تعیین ستون دوم که باید مینای مرتب سازی قرار گیرد، روی دکمه Add Level کلیک می کنیم. ردیف جدیدی با عنوان Then by به کادر Sort اضافه می شود (شکل 6-13).

مجددا منوی Column را از ردیف Then by باز کرده و این بار گزینه " نام هنرستان" را از آن بر می گزینیم (شکل 6-14).

روی دکمه Ok کلیک می کنیم. نتیجه مرتب سازی براساس دو ستون " نوع" و " نام هنرستان" مانند لیست زیر خواهد شد.