درس بیست و چهار Excel

شناسایی اصول ایجاد لیست

برای ایجاد یک لیست نیاز به انجام عملیات خاصی نیست اما باید هنگام ورود داده ها نکاتی را رعایت کنید تا Excel مجموعه اطلاعات وارد شده را یک لیست در نظر بگیرید. بعنوان مثال، سطر اول را عنوان لیست در نظر گرفته و تیتر فیلد ها را در آن وارد کنید. رکوردها را زیر هم وارد کرده و دقت کنید که سطر خالی بین داده ها وجود نداشته باشد. اکنون به دو قابلیت مهم که در وارد کردن اطلاعات یک لیست بسیار مفید است توجه کنید:

قابلیت Auto Complete
قابلیت Auto Complete، قابلیتی است برای سهولت در وارد کردن داده های متنی تکراری یا مشابه. بعنوان مثال ، بخشی از لیست ( شکل 6-1) را به صورت زیر در نظر بگیرید:

پس از وارد کردن کلمه "گل یاس" در سلول دوم،هنگام تایپ حرف "گ" در سلول سوم، به علت شباهت این حرف با حرف اول کلمه "گل یاس" (که قبلا یکبار وارد شده است). Excel با این احتمال که قصد دارید مجددا کلمه " گل یاس" را تایپ کنید،کل این کلمه را در سلول سوم نمایش می دهد( شکل 6-2).

در این مرحله، انتخاب با شماست: در صورتی که منظور شما از تایپ حرف "گ" کلمه " گل یاس" بوده است.، میتوانید با فشردن کلید Enter ، این کلمه را تایید کنید( یعنی نیازی به تایپ حروف دیگر این کلمه نیست) و در صورتی که قصد دارید کلمه"گلستان کبیر" را وارد نمایید، بدون توجه به حروف ظاهر شده، به تایپ سایر حروف ادامه دهید.

نکته: قابلیت AutoComplete بصورت ستونی و روی سلول های مجاور (پیوسته) فعال است. یعنی اگر در مثال قبل، یک سلول را خالی رها کرده و اقدام به پر کردن سلول بعدی کنید، این قابلیت از بین می رود (زیرا با وجود یک سلول خالی, پیوستگی داده ها از بین رفته است).

گزینه Pick From Drop-down List …
از گزینه Pick From Drop-down List …برای وارد کردن اقلام تکراری استفاده می شود. برای آشنایی با نحوه استفاده از این گزینه، جدول زیر را به عنوان بخشی از لیست(شکل 6-1) در نظر بگیرید:

برای پر کردن سلول های خالی این لیست، در اولین سلول خالی کلیک راست کرده و از منوی باز شده، گزینه Pick From Drop-down List … را انتخاب کنید. منوی باز می شود که کلیه اقلامی که تاکنون در این ستون وارد شده، نشان می دهد( شکل 6-3). با انتخاب گزینه مورد نظر از این منو داده مربوط در سلول انتخاب شده وارد می شود.

استفاده از گزینه Pick From Drop-down List … دو مزیت دارد:
صرفه جویی در زمان تایپ عبارات تکراری
جلوگیری از خطای احتمالی هنگام تایپ ( در صورتی که عبارات مشابه قبلی درست تایپ شده باشند)

نکته: گزینه Pick From Drop-down List … بصورت ستونی و روی سلول های مجاور ( پیوسته) فعال است( مانند قابلیت AutoComplete).